Performans Denetimi
- Performans denetimini diğer denetimden ayıran özellikleri.
Uygunluk Denetimi :Kamu idarelerinin faaliyet ve işlemlerinin ilgili kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuata uygunluğunun incelenmesidir.
Mali denetim :Gelir, gider, varlık ve yükümlülüklere ilişkin hesap ve işlemlerin doğruluğunun; mali sistem ve tabloların güvenilirliğinin değerlendirilmesidir.
Sistem denetimi :Denetlenen birimin faaliyetlerinin ve iç kontrol sisteminin; organizasyon yapısına katkı sağlayıcı bir yaklaşımla analiz edilmesi, eksikliklerinin tespit edilmesi, kalite ve uygunluğunun araştırılması, kaynakların ve uygulanan yöntemlerin yeterliliğinin ölçülmesi suretiyle değerlendirilmesidir.
Performans denetimi :Yönetimin bütün kademelerinde gerçekleştirilen faaliyet ve işlemlerin planlanması, uygulanması ve kontrolü aşamalarındaki etkililiğin, ekonomikliğin ve verimliliğin değerlendirilmesidir.
-. Denetim konusu ve unsurlarına göre değişen esnek bir yaklaşım ve metodoloji gerektirir . (Belirli bulgulardan belirli bir alana daraltma yapılabilir.) (Denetim konusunu seçeriz, plan programda periyodik denetim değildir.) (Kontrolden ziyade semptomlara dayanır)
-. Yoruma açık hususlar içerebilir. (Gösterge yoksa bile kendimiz gösterge belirliyoruz.)
-. Araştırma ve analiz metotları yoğun şekilde kullanılır. (Kanıtlar kesinlikten daha çok ikna edici olmalıdır.)
-. Kapsamlı birincil (doğrudan kendimiz üretiriz) ve ikincil (Başkalarının ürettiği bizim kullandığımız) veri toplama faaliyetleri vardır.
-. Performans denetimi faaliyetinin yönetimi, plan ve programının hazırlanmasında KAMU İÇ DENETİM REHBERİ’nde yer alan usul ve esaslar takip edilir. (Planla-Saha çalışması- Raporla)
-. Periyodik bir denetim yaklaşımı değildir.
-. Metodoloji mevcut kontrollerin test edilmesi ile sınırlı değildir
- Performans denetimi ile neleri amaçlıyoruz. (Planlama, Hesap Verebilirlik gibi amaçlar)
Etkin Planlama : Politika, program veya uygulamanın meşru kılınması ve kaynakların etkin tahsisi
Hesap Verebilirlik : Politika, program veya uygulama ne ölçüde amaçlarına ulaştı, kaynaklarını ne derece etkin kullandı ve etkisi ne oldu.
Kapasite Güçlendirme : Uygulayıcı, faydalanıcı ve paydaşların kurumsal kapasitelerin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi yönünde dersler çıkarması.
İyileştirme : Politika, program veya uygulamanın yönetimi, etkinliğini ve performansını iyileştirme.
- Olgunluk Seviyesinin Önemi
Performans yönetim sistemi olgunluk analizi
Performans yönetim sistemi olgunluğu genel olarak yeterli düzeyde mi?
Performans yönetim sistemi olgunluğu, denetimin yürütüleceği alan için yeterli düzeyde mi?
Performans yönetim sistemi olgunluğu, kapsama alınacak unsurlar için yeterli düzeyde mi?
Performans yönetim sisteminin olgunluğunun değerlendirilmesi, Denetim yapılacak alanın performans denetimine uygunluğunun incelenmesi, Performans denetim unsurlarının denetim yapılacak alanda uygulanabilirliğinin değerlendirilmesi, Performans denetimini yapacak iç denetçinin yetkinliğinin değerlendirilmesi.
Performans denetimi faaliyetinin etkin bir biçimde yürütülebilmesi için kurumun performans yönetim sisteminin olgunluğu kilit öneme sahiptir. Bu nedenle, çalışma başlamadan önce sistemin olgunluğunun analiz edilerek, denetimin olgunluk düzeyine göre tasarlanması gerekmektedir. Performans Yönetim Sistemi ile ilgili beklentiler
- Kurumun stratejik planı ve performans programları, Kurumun stratejik planı içerisinde amaç ve hedeflerin kapsamlı şekilde belirlenmesi ve belirlenen hedeflere ilişkin Performans Göstergelerinin belirlenmesi beklenmektedir.
- Performansın izlenmesi için Göstergelere ilişkin kapsamlı bir izleme sisteminin tasarlanmış olması beklenmektedir.
- Performansa yönelik ölçümlerin düzenli bir izleme mekanizması ile tüm süreçler için yapılması ve ilgililer ile paylaşılması beklenmektedir.
- Yönetimin performans izleme sonuçlarını tüm birimler için dikkate alması ve sonuçlar ile ilgili birimlere geri bildirimler yapılması beklenmektedir.
Olgunluk düzeyinin denetim yapılacak alan bakımından önemi
Etkin bir denetim yürütebilmek için performans yönetim sisteminin belirli bir olgunluk düzeyinde olması gerekebilmektedir. Ancak aranan olgunluk düzeyi uygulama alanına göre farklılık gösterebilmektedir.
Örneğin, iç kontrol sistemlerinin etkinliği veya maliyet tasarrufları konularında yürütülecek performans denetimleri Performans Yönetim Sisteminin bulunmadığı durumlarda da yürütülebilecek iken, insan kaynakları ve personel verimliliği veya iş süreçleri hakkında yürütülecek denetimler, Performans Yönetim Sisteminin belirli bir olgunluk seviyesinin üzerinde olmasını gerektirebilmektedir.
Olgunluk düzeyinin denetim unsurları bakımından önemi
Performans denetimine dâhil edilecek denetim unsurları da Performans Yönetim Sisteminin belirli bir olgunluk seviyesinde olmasını gerektirebilmektedir.
Performans Göstergeleri ile yakından ilişkili olan Etkililik unsuru Performans Yönetim Sisteminin daha yüksek olgunluğa sahip olmasını gerektirirken, ekonomiklik veya uyumluluk gibi unsurlarda yürütülecek performans denetimlerinde Performans Yönetim Sisteminin olgunluğundan bağımsız olarak hareket edilebilmektedir.
- Mantıksal çerçeve neyle nasıl bir ilişki içinde.
Bu aşamada iç denetçi incelenecek program, proje, süreç veya faaliyeti detaylı bir biçimde tanımaya; Amaç, hedef, faaliyet ile girdi, çıktı ve sonuçlar arasındaki ilişkiyi anlamaya çalışmaktadır.
Projenin ana menfaat sahipleri kimler?,Projenin gerekçesi ne?,Ne gibi faaliyetler gerçekleştirilmiş, bunların çıktıları neler olmuş?,Proje için kullanılan kaynaklar neler?, Performans ölçümü için nasıl bir yapı belirlenmiş? Anahtar performans göstergeleri neler?, Proje kimlere, ne gibi faydalar sağlamış? Beklenmedik etkileri olmuş mu?
Amaç-hedef ve faaliyetler arasında bağlantı kurulması;
- İhtiyaçlar;Raporlar, mevcut durum analizleri, istişare sonuçları vb. belgelerde tanımlanmış ihtiyaçlar; program veya projenin gerekçesi
- Genel amaçlar;Kurumun mevzuatındaki görev alanları ve stratejik planında tanımlanmış amaçları
- Hedefler;Program veya projenin özel hedefleri, ulaşılması planlanan sonuçlar
- Faaliyetler;Program ve proje bünyesinde gerçekleştirilen faaliyetler
- Mantıksal çerçeve oluşturulurken nelere odaklanıyoruz. (Hedefler, sonuçlar, çıktılar)
- Performans denetim unsurlarını tanımak lazım.
Ekonomiklik;Performans denetimi kapsamında ekonomiklik kavramı, uygun kalite ve miktardaki kaynakların, en uygun maliyet ile edinilmesini ifade etmektedir.
Unsur
|
Denetim Sorusu
|
Kriter
|
Performans göstergeleri
|
Ekonomiklik
|
Mal ve hizmet alımları için benzer kalitede ancak daha uygun maliyetli seçenekler mevcut mudur?
|
-Mal ve hizmet alımları en uygun maliyeti sunan isteklilere verilir.
- İhalelerde uygun rekabet şartları oluşturulur.
- Alımların maliyetleri ve yaklaşık maliyetleri arasında önemli miktarda fark oluşmaz.
|
- İhaleye katılan istekli sayısı
- İhaleye katılan istekli sayısının benzer ihalelere katılan ortalama istekli sayısı ile farkı
- Yapım işinin birim maliyetleri ile yaklaşık maliyetleri arasındaki fark (%)
- Benzer projelerin yapım işlerinde birim maliyetleriyle yaklaşık maliyetleri arasındaki fark (%)
|
Verimlilik; Performans denetimi kapsamında verimlilik kavramı, asgari miktarda girdi kullanılarak azami seviyede çıktı üretilmesi anlamına gelmektedir.
Unsur
|
Denetim Sorusu
|
Kriter
|
Performans göstergeleri
|
Verimlilik
|
Yaşlı bakım hizmetlerinde mevcut bakım elemanı kapasitesi verimli kullanılmakta mıdır?
|
Bakım elemanı sayısı /bakım altında bulunan yaşlı sayısı esas alınarak belirlenir. Bakım elemanı sayısının kuruluşlar itibariyle dağılımı dengelidir.
|
Bakım elemanı başına düşen yaşlı birey sayısı (¼) gündüz/gece/tatil günleri
|
Etkinlik; hedefleri ve planlanan sonuçları gerçekleştirme kapasitesi olarak tanımlanmaktadır.
Unsur
|
Denetim Sorusu
|
Kriter & Kontrol
|
Performans göstergeleri
|
Etkililik
|
Program işlemleri basitleştirme ve kolaylaştırmaya katkı sağlamış mıdır?
|
- Program kapsamında yapılan müdahaleler ile idare personeli ve kullanıcılar için işlemlerdeki iş adımları azaltılmıştır.
|
- İdare personeli için azaltılan iş adımı sayısı
- İdare personeli için azaltılan iş adımlarının toplam iş adımları içerisindeki payı (%)
- Kullanıcılar için azaltılan iş adımı sayısı
- Kullanıcılar için azaltılan iş adımlarının toplam iş adımları içerisindeki payı (%)
- İşlemlerin hizmet standartlarına uygun biçimde tamamlanma yüzdesi (%)
- Hizmet alan memnuniyeti oranı (%)
|
Tutarlılık; kamu idarelerinin tanımlanmış amaç, hedef ve stratejileri ile program ve projelerinin planlaması ve uygulamasının uyumlu olmasıdır.
Unsur
|
Denetim Sorusu
|
Kriter & Kontrol
|
Performans göstergeleri
|
Tutarlılık
|
Programın hedefleri, kurumun stratejik planında önceliklendirilen amaç ve hedefler ile aynı doğrultuda mıdır?
|
- Programın hedef, öncelik ve faaliyetleri, kurumun stratejik planında önceliklendirilmiş amaç, hedef ve faaliyetler ile doğrudan ilişkilidir.
|
- Hedefler ağacı
|
Sürdürülebilirlik; Performans denetimi kapsamında sürdürülebilirlik, faaliyet çıktılarının kullanılmaya devam edilmesi ve ilgili durumlarda yaygınlaştırılarak başka idare ve paydaşlar tarafından tekrar kullanılmasını ifade etmektedir.
Unsur
|
Denetim Sorusu
|
Kriter & Kontrol
|
Performans göstergeleri
|
Sürdürülebilirlik
|
Program kapsamında alınan yazılım, tefrişat ve demirbaş aktif olarak kullanılmakta mıdır?
|
- Program kapsamında alınan tefrişat ve demirbaş elektronik sistemin altyapısı ile entegredir.
- Tefrişat ve demirbaş aktif olarak kullanılmaktadır.
- Program kapsamında alınan yazılım ve yazılıma ait alt modüller aktif olarak kullanılmaktadır.
|
- Elektronik sistem alt modülleri bazında aylara göre yapılan işlem sayıları - Süreç sahiplerinin değerlendirmeleri - İdare personelinin değerlendirmeleri
|
Uyumluluk; Performans denetimi dahilinde uyumluluk unsuru, kamu idarelerinin yürüttükleri proje, program, süreç ve faaliyetleri ilgili mevzuat, prosedürler ve genel kabul görmüş ilkeler doğrultusunda yürütüp yürütmediğinin ve bu uygulama için kurumsal kapasite ve olgunluğun yeterliliğinin incelenmesidir.
