İletişim

İletişim

---

1. İletişimde klasik model bileşenleri nelerdir?

1. Gönderen
2. Alıcı
3. İleti
4. Ortam

2. Ortam nedir?

Göndericiden alıcıya mesajın iletildiği kanaldır. Ortam mesajı karşı tarafa aktarırken kullandığımız yöntem yani göndericiden alıcıya mesajın iletildiği kanaldır. Sözlü iletişim (konuşma) ve sözsüz iletişim (ses tonu, beden dili, vakalar, oyunlar, sunum, resimler, video, müzik v.b) şeklinde olur.

3. İletişim kopukluğu nerelerde olur?

İletişimde kopukluk; gönderen, alıcı, ortam ya da iletide olabilir.

1. İleti (Mesaj doğru değilse, amaca doğru hizmet etmiyorsa)
1. İleti, iletişim ihtiyaçlarına karşı duyarlı değil
2. İleti açık değil ya da “karmaşıktır”
3. İleti temel içerikten yoksundur
4. İleti konu dışı içerik içermektedir.
2. Gönderen (bilgiyi gönderen doğru gönderemiyorsa)
1. Gönderen ortamda iletiyi “kodlayacak” beceriden yoksundur.
2. Gönderen açık mesaj iletmeyi hedeflememiştir.
3. Gönderenin amacı karşısındakini aldatmaktır.
3. Ortam (ortam uygun değilse, dikkat dağıtıcı,karmaşık yetersiz)
1. Seçilen ortam iletiye uygun değildir
2. Seçilen ortam alıcıya uygun değildir
3. Ortam dikkat dağıtıcı unsurlar içermektedir
4. Ortam ileti için sabit ve kararlı değildir ya da yetersizdir
5. Daha geniş bir kültür ortamı iletiyi çarpıtmaktadır.
4. Alıcı (alıcı iletiyi iyi çözemiyorsa)
1. Alıcı ortamdan iletinin kodunu “çözecek beceriden” yoksundur
2. Alıcı iletinin tamamına odaklanamamıştır
3. Ortamdaki unsurlar alıcının dikkatini dağıtmaktadır.

4. İletişimde gürültü ne demektir?

Gürültü sadece fiziksel değil; dikkat dağıtıcı olan her şeydir.

1. İletide konu dışı bilgiler (içerik-içeriğin alıcıyı mutsuz etmesi, alıcının odaklanamaması)
2. Gönderen ve alıcı arasında otorite ilişkisi olması, güvensizlik ya da tehdit gibi unsurlar (otorite)
3. Ortamdaki noksanlıklar ya da dikkat dağıtıcı unsurlar (fiziksel gürültüler)
4. Kodlama ve kod çözmeyi etkileyen kültürel faktörler (kültürel farklılıklar)

5. İletişim modelleri nelerdir.
1. Sözlü iletişim (konuşma)
2. Sözsüz iletişim (beden dili, sunum, müzik, video, grafik….)
3. Her türlü materyal (slayt, obje, video v.b.)

Sunumlar (Anlatan – Dinleyen)

Gönderen – Alıcı İlişkisi Genellikle tek bir gönderen iletiyi birden çok alıcıya sunmaktadır. Alıcılar soru sormadıkça iletişim gönderenden alıcıya tek yönlü gerçekleşir

Ortam Sözlü iletişim, değişken bir ortamdır.

Gürültü Fiziksel veya vokal kişisel hareketler gönderenin dikkatini dağıtabilir

Mülakatlar (Soru - Cevap)

Gönderen – Alıcı İlişkisi Mülakata alınan kişi gönderen konumunda olduğunda aldatma amacıyla hareket edebilir.

Ortam Sözlü iletişim, değişken bir ortamdır.

Gürültü Korku ya da tehdit unsuru, gönderenin iletiyi kodlama becerisini ya da alıcının iletinin kodunu çözme kabiliyetini etkileyebilir.

Müzakereler (Tartışma – Güvensizlik)

Gönderen – Alıcı İlişkisi İletişimde bulunan taraflar gönderen konumunda olduğunda aldatma amacıyla hareket edebilir.

Ortam Sözlü iletişim, değişken bir ortamdır.

Gürültü Karşılıklı güvensizlik, iletinin kodlanması ve kodunun çözülmesini etkileyebilir. Kültürel farklılıklar iletiyi çarpıtabilir.

6. Tarzlarla davranış ilişkisi nasıldır?

Tarzlar davranışlarımıza göre tespit edilir. Davranışlar gözlemlediğimiz hareketlerdir; hareketlerin arkasındaki düşünceler veya duygular değildir. Duygu ve düşünceler tarzlarımızı belirlemez.

7. İç denetçiler hangi tarzda olmalıdırlar?

İç denetim herhangi bir tarzda olabilirler. Doğru yada yanlış bir tarz yoktur.

8. Tarzlar neleri dikkate almaz.

Duygu ve düşünceleri

9. Çok yönlülük (Esneklik) nedir?

Başkalarının bir bireye sundukları sosyal onaylamanın ölçütüdür. Bu sosyal onaylama aşağıda verilenleri gerçekleştirilerek kazanılabilir.

1. Başkalarıyla etkileşim halindeyken gerilimi ve stresi düşük seviyede tutmak için davranışlarınızı çevreye, kişiye ve duruma uygun bir şekilde ayarlayarak kontrol altında tutmak
2. Başkalarının sizi, onlara ihtiyaçlarını karşılama konusunda yardımcı olamaya istekli ve bunu yapabilecek kapasitede göreceği bir şekilde davranmak.

Çok yönlülük özelliği düşük olan kişiler, kendi gerilimlerine odaklanıyor görünebilirler.

Çok yönlülük özelliği yüksek olan kişiler, başkalarının gerilimine odaklanıyor görünebilirler.

Çok yönlülük, başkalarıyla etkileşim halindeyken gerilimi ve stresi düşük seviyede tutmak için davranışlarınızı çevreye, kişiye ve duruma uygun bir şekilde ayarlayarak kontrol altında tutmaktır.

10. Aşağıdakilerden hangisi tarzlardan daha önemlidir.

ESNEKLİK (Çok yönlülük)

11. Kaç Çeşit Tarz vardır.?

Stilleri doğru yanlış diye ayıramayız. stillerin birbirine üstünlüğü yoktur.  Stiller, insanların etkileşime girme ve kendileriyle etkileşime girilmesi konusundaki tercihlerini ifade eder. Her ne kadar insanlarla etkileşime geçerken stiller tercih etsek de, bu tercihler katı ve değişmez tercihler değildir. Stiller genel popülasyondan yola çıkılarak norm haline getirilmiştir ve tüm stiller toplumda eşit olarak temsil edilmektedir. İletişimde etkinliğimiz kendi stilinizi ve diğerlerinin stilini anlayarak arttırılabilir.

Arkadaş Canlısı Stil (Dolaylı – Duygularını dışa vurma)

Samimi, uyumlu, işbirlikçi bir yaklaşım, dikkatli, sessiz

1. Güçlü Yönleri
1. Düşünceli
2. Diplomatik
3. Sabırlı/Hoşgörülü
4. Destek veren
5. İyi takım oyuncusu
2. Zayıf Yönleri
1. Görüş belirtme konusunda isteksizlik
2. “Hayır” dememek veya diyememek
3. Tartışmadan kaçınmak

Doğruluk (Analitik) Odaklı Stil (Dolaylı – Duygularını kontrol etme)

Soğuk, mesafeli, resmi, tutucu, mantıklı, gerçekçi

1. Güçlü Yönleri
1. İhtiyatlı
2. Mantıklı
3. Tertipli ve Dikkatli
4. Direkt
5. Prensiplere inanç
2. Zayıf Yönleri
1. Soğuk
2. Peşin hükümlü
3. Fazla ayrıntıcı
4. Kararsız
5. Önyargılı

Sonuç Odaklı Stil (Direkt – Duygularını kontrol etme)

Kişilerden bağımsız, ketum, organize, talepkar, gerçekçi

1. Güçlü Yönleri
1. İçten
2. Kararlı
3. Bağımsız
4. Etkili ve hızlı
5. Ne istediğini bilen
2. Zayıf Yönleri
1. Patronluk taslayan
2. Umursamaz
3. Yeni fikirlere kapalı
4. Dar görüşlü

Coşkulu Stil (Direkt – Duygularını dışa vurma)

İlham verici, dağınık, hevesli, sempatik, kişisel

1. Güçlü Yönleri
1. Enerjik
2. Hevesli/Heyecanlı
3. Sempatik/ Açık yürekli
4. Yaratıcı
2. Zayıf Yönleri
1. Baskın/Yorucu
2. Tutarsız
3. Fevri/İtici
4. Kuralları takip etmez veya edemez

12. Farklı tarzlara sahip kişilerin iletişim modeli nelerde değişiklik gösterir?

İçerik: İletilerine farklı türlerde içerikler dâhil ederler.

Ortam: Farklı ortamlarla iletişim kurmayı tercih ederler.

Süre: İleti için ihtiyaç duydukları süre farklıdır.

Gürültü: Farklı gürültüleri dikkat dağıtıcı unsur olarak görürler.

13. Sunum korkuları nelerdir?

1. Kırılganlık duygusu ve mahremiyetini kaybetme korkusu
2. Ya savaş ya da kaç refleksi
3. Mükemmeliyetçilik
4. Hazırlıksız olmak
5. Tecrübe eksikliği
6. Geçmişte yaşanmış bir travma

14. Sunum korkuları ile başa çıkmak için?

Zihinsel ve fiziksel stratejilerden oluşan bir strateji kombinasyonu uygularız.

Zihinsel stratejiler nelerdir? Hazırlanma – Prova – Olumlu imgeleme (sunumun çok iyi geçeceğine inanmak)

Fiziksel stratejiler nelerdir? Nefes alma - Kas gevşetme – İstemli hareketlilik ve istemli hareketsizlik – Köklenme

Görsel faktörler : duruş, beden dili, göz teması, hareketler, jestler

Sesli faktörler: ses şiddeti ayarı, konuşma hızı tonlama.

İçerik : uygunluk, sunumun düzenlenmesi.

15. Sunum içeriği hangi bölümlerden oluşur?

Giriş – Ön izleme (içerik ve amaç) – Gelişme Bölümü - Özet veya önemli Noktaları Tekrarlama

Ön izleme amacı ve içeriği kapsar, Gelişmeyi akışa sokar, Akışı düzgün yapmamızı yarar

16. Önizleme Neden önemlidir? Sunum içeriğinde ön izleme (içerik ve amaç) neyi kapsar?

Ön izleme kısmı, dinleyicileri hazırlamış olduğunuz içeriğe yönlendirerek onların sunumunuzu takip etmelerini ve ayrıntılarını özümsemelerini kolaylaştırır. Ön izleme bölümü sunumu birleştirici nitelikte olmalı veya ana mesajını içermelidir.

Hazırlamış olduğumuz konuya yönlendirme. Sunumumuzu takip etmelerini sağlama. Ayrıntıların özümsemelerini kolaylaştırmak.

17. İçerik ve amaç neye hizmet eder.?

Gelişme Bölümüne - Kafaların karışmasını engeller – Materyale hâkim iyi organize ve hazırlıklı bir konuşmacı olarak kredibiliteyi artırır – Odağın dağılmamasını sağlar .

18. Sunumun girişine nasıl başlanır?

Bir oylama sorusu – Bir istatiksel bilgi – Bir alıntı – Bir anekdot (fıkra değil) -

19. Bir sunumda girişten önemli olan nedir?

Bir sunumda girişten daha önemlisi kapanış (en son anlatılan - özet) bölümüdür: ele alınan konuyu pekiştirir, Sunumun bittiği hissini uyandırır, Sizi dağılmaktan kurtarır, Oluşan olumlu etkiyi korumanızı sağlar.

20. Sunumlarda görsel araçlar için etkin uygulamalar nelerdir?

Uygunluk – Yalınlık – Anlaşılırlık – Profesyonellik – Görsel Araçların Kullanımı

21. Mülakat yapmamızın amacı nedir?  
1. Denetlenen birimi içsel riskleri de dâhil iyice öğrenmek ve kavramak  
2. Denetlenen birimin prosesleri, bilgi kaynakları, yönetim kaygıları vb. hakkında bilgi toplamak  
3. Elde edilen bilgi veya verileri başka kaynaklardan doğrulamak  
4. Sorunların nedenlerini saptamak ya da bu nedenler hakkındaki duyumları doğrulamak  
5. Soruşturma esnasında bilgi toplamak

22. Mülakatın aşamaları nelerdir?

Hazırlanma – Mülakat - Takip

23. Mülakata hazırlanırken neler yapılır?  

1. Mülakatın amaçlarını belirleyiniz  
2. Konuların ve bu konuda sorulabilecek soruların listesini yapınız  
3. Ne tür bir dokümantasyon gerektiğine ya da istendiğine karar ver (not alma, yazıya dökme)  
4. Siz ve mülakat yapılan arasındaki iletişimde karşılaşılabilecek gürültü tiplerini öngörmeye çalış  
5. Mülakatın yapıldığı fiziksel ortamda gürültü tiplerini öngörmeye çalış  
6. Süreyi, bulgu paylaşım şeklini, beklentileri ve denetimin sağlayacaklarını belirleyiniz.  
7. İhtiyaç duyulan yapılandırmanın ya da formalitenin miktarı konusunda karar verin

24. Mülakatta neye dikkat ederiz?  

1. Mülakatın yapısı ve zaman çerçevesi üzerindeki kontrolünüzü koruyunuz  
2. Sohbeti kontrol ediniz ve sohbete odaklanınız  
3. Etkili dinleme becerileri kullanınız. %30 konuşma, %70 dinleme  
4. Karşınızdaki kişiyi anlayıp anlamadığınızı ve karşınızdaki kişinin sizi anlayıp anlamadığını kontrol et.  
5. Mülakatın sonunda mülakat yaptığın kişiye teşekkür et.

25. Mülakatta takip ne demektir?  
1. Mülakattan sonra bir saat içinde notlarınızı alınız ya da aldığınız notları tamamlayınız.  
2. Çözülmemiş ve sonuca bağlanmamış konularda uygun takibi yapınız.(nasıl takip sistemi oluşturulacaksa belirleyin)

26. Mülakat sürecinde ilişkileri artırmak için kendimize nasıl sorular sorarız?  
1. Mülakat yapışan kişinin idrak düzeyi nasıl  
2. Mülakat yapılan kişi denetimi nasıl görüyor  
3. Mülakat yapılan kişi denetçiyi (sizi) nasıl görüyor  
4. Mülakat yapılan kişi mülakat konusunda ne gibi dirençler gösterebilir veya ne gibi kaygılar taşıyabilir  
5. Mülakat yapılan kişi hangi sosyal tarzı tercih ediyor.  
6. Kendi tarzınızı bu sosyal tarz ile en iyi şekilde iletişim kurmak için nasıl uyarlarsınız.
27. Etkili mülakat için ne yapmalıyız?
1. Doğru dinleme becerisi     b.  Doğru soru sorma becerisi

Bir denetçi en iyi nasıl dinler?

3. seviye (en yüksek seviyede) Anlamak amacıyla

28. Mülakatta dinleme çeşitleri nelerdir?  
1. En yüksek seviye: Dinlemek. Anlamak amacıyla dinlersiniz  
2. Orta seviye: Duymak ama dinlememek.  
3. En düşük seviye: Duymamak ve dinlemek.

Mülakatta aktif dinleme becerileri nelerdir? Dikkat – İzleme – Yansıtma

29. Soru tipleri nelerdir?  
1. Yönlendiren Sorular: İç denetçinin kullanmaması gereken sorular  (istediğimiz cevabı almaya yönelik)
2. Kapalı Uçlu Sorular: Kullanılabilir ama öncelikli değil  
3. Açık Uçlu Sorular: Detaylı bilgi toplamaya yönelik sorulardır. (Bol bol kullan)  
4. Takip soruları: Açık uçlu sorulardan soru üretme . Denetim anında oluşur. (Bol bol kullan)

İç denetçi yönlendirici sorular sormamalı. Kapalı uçlu sorular, Takip edici ve açık uçlu sorulara oranla daha az kullanılmalı.  Kapalı uçlu soruları kullanmamaya özen gösterilmeli.

30. Etkin ya da etkili müzakerenin olmazsa olmazları nelerdir?

(PIPES)

. Problem : Problem

. Interest : Çıkarlar

. Positions : Konumlar

. Exit Alternatives : Çıkış Seçenekleri

. Solutions : Çözüm Seçenekleri

31. Mülakatta hangi cevaplarda dikkat etmeliyiz (ikazlar)  
1. Karmaşık bir sorunun cevabının tam o sorunun cevabı olması ya da çok çabuk bulunmuş olması  
2. Cevabın sizin fikirlerinize fazlasıyla uyması  
3. Cevabın jargon kelimelerle dolu olması ya da karmaşık veya alışılmamış terimlerle dolu olması  
4. Cevabı anlamamanız  
5. Cevabın sizin sorduğunuz sorunun cevabı olmaması

32. İnsanlara değil de problemlere odaklanmak neden zordur?

Kişisel geçmiş, önyargılarımız, deneyimlerimiz, başkalarına olan duygularımız, kişilikler ve sosyal tarzlar müzakerede “gürültü” unsurları haline geldiğinden probleme odaklanmak zordur.

33. Başarılı bir müzakerenin başlangıcı neyle başlar?

Kişiye değil de probleme odaklanmakla başlar.

34. Müzakerede konum ve çıkar nedir?
1. Müzakerede konumlar mülakatın yüzeyinde görülen unsurlarken, çıkarlar konumların arkasında yatan düşüncelerdir
2. Konum sorusu: Ben ne istiyorum, karşı taraf ne istiyor? Çıkar sorusu: Ne için istiyorum, ne için istiyor

35. Müzakerede çıkış seçeneği nedir?

Çözüm bulamazsak elimizde yedek bulunan opsiyonlar. Müzakere alternatifidir. Hedefimiz değil en son çare olarak kullanıyoruz.

36. Müzakerede çözüm seçenekleri nasıl olmalıdır?

Her iki tarafın yararına olmalıdır. (Kazan / Kazan)

37. Zor müzakere stratejileri nelerdir?  
1. PIPES modelini kullanınız  
2. Müzakereyi aktif şekilde yapılandırınız  
3. Uzlaşma yolundaki engelleri saptayınız  
4. Anlaşmazlığı idare ediniz.  
5. Engelleri aşınız.

38. Müzakerelerde neden gürültü olur?

Kişisel geçmiş, önyargılarımız, deneyimlerimiz, başkalarına olan duygularımız, kişilikler ve sosyal tarzlar

1. Kişisel geçmiş (önceki yaşananlar)
2. Kişilikler (kültürel farklılık)
3. Sosyal sitiller (kültürel farklılık)

39. İletişim özdenetimi neye yardımcı olur?  
1. Her bir sosyal stilin stres altında nasıl bir davranış sergilediğini anlamamızı sağlar  
2. Stres altında kendi davranışlarımızı kontrol altında tutmamıza yardımcı olabilir.  
3. Başkalarının stres altında olduğunu fark etmemize yardımcı olabilir.  
4. Diğerleriyle ilişki kurabilmek için kendi davranışlarımızı koşullara uygun olarak ayarlamamıza yardımcı olabilir.

40. Ayrıca. Sunumların iletişimsel özellikleri

Resmi ve gayri resmi nitelikte olabilirler. Resmi sunum topluma, gruplara yapılan sunumdur. Gayri resmi sunum birebir iletişimdeyken (müzakere) yapılan sunumdur. Sunumların kendine has özellikleri; Gönderici/Alıcı ilişkisi ve Ortamdır.

Müzakere, mülakat ve sunumda en önemli unsur Ortamdır. Yani kanalı ne kadar geniş ve hitap ettiğimiz gruba uygun hazırlarsak başarı artar.

Sunum Çeşitleri

1. İç denetimde açılış toplantılarında,
2. Ara değerlendirme toplantılarında,
3. Eğitim maksatlı sunumlar
4. Yönetimi sunumlar

41. Ayrıca. Ön izleme nedir? Ne için gereklidir?

Önizleme Neden Gereklidir.?

1. Hazırlamış olduğunuz konuya yönlendirmek
2. Sunumuzu takip etmelerini sağlamak
3. Ayrıntıları özümsemelerini kolaylaştırmak

Ön izlemede ilk yapılması gereken şey içerik ve amaç belirlemektir.

42. Ayrıca. İçerik ve amaç neye hizmet eder.
1. Kafaların karışmasını engeller,
2. Odağın dağılmamasını sağlar
3. Materyale hakim, iyi organize ve hazırlıklı bir konuşmacı olarak kredibiliteyi arttırır.
4. Gelişme bölümüne hizmet eder
43. Ön izlemede ilk yapılması gereken şey nedir?
44. Yönlendirme sorularında hangi problemler ortaya çıkar.
1. Bilgi kaçırılır
2. Bilgi almak istediğimiz konuda istediğimiz cevaba yönlendiririz
3. Adam bir şeyi saklayabilir, gizleyebilir.
4. İç denetçi kullanmaz